La facturación es una de esas tareas que no admiten demasiados despistes cuando se lleva un negocio.
Guardar los registros, tener las facturas en orden y poder justificar las operaciones realizadas forma parte de las obligaciones fiscales de autónomos y empresas.
En España, además, los programas utilizados para facturar deben cumplir una serie de requisitos legales.
La idea es que los datos queden registrados correctamente y que cualquier modificación pueda seguirse, evitando alteraciones que impidan conocer qué ha ocurrido con una operación.
Eso sí, las obligaciones no son idénticas para todos los negocios. La actividad desarrollada y las circunstancias de cada contribuyente determinan qué normas resultan aplicables.
Qué exige la normativa antifraude al software de facturación
No basta con que un programa permita crear facturas en unos pocos clics. También debe cumplir las condiciones que marca la legislación para registrar y conservar la información de cada operación.
La Ley 11/2021, de 9 de julio, modificó la Ley General Tributaria para reforzar el control sobre los programas utilizados en tareas contables, de facturación y de gestión empresarial.
Entre los requisitos establecidos figura que los registros sean íntegros y trazables, además de conservarse en condiciones que permitan consultarlos y leerlos correctamente.
Más adelante, el Real Decreto 1007/2023 desarrolló las exigencias técnicas aplicables a los sistemas informáticos de facturación incluidos en su ámbito.
Este detalle importa a la hora de elegir software: disponer de funciones para emitir facturas no significa, por sí solo, que el programa cumpla todos los requisitos legales.
Por tanto, elegir una app de facturación implica comprobar si el sistema cumple las condiciones exigibles para la actividad y las operaciones realizadas.
El reglamento también contempla supuestos excluidos de su ámbito de aplicación, por lo que no debe darse por hecho que todas las empresas y profesionales están sujetos a idénticas obligaciones.
Plazos y requisitos: cómo adaptar el software de facturación a la normativa
El reglamento establece requisitos para los registros de facturación y contempla distintas modalidades de cumplimiento.
La Agencia Tributaria explica las características técnicas exigibles, incluidas las condiciones relativas al código QR y a la generación, conservación o remisión de los registros.
El calendario debe comprobarse atendiendo a la situación de cada contribuyente y a las exclusiones previstas en la normativa.
La Agencia Tributaria también publica información sobre la declaración responsable de los sistemas informáticos, que permite identificar el programa y documentar la declaración de cumplimiento realizada por su productor.
Factura electrónica obligatoria: una obligación diferente
La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, estableció el marco legal para impulsar la factura electrónica entre empresarios y profesionales.
Su desarrollo reglamentario se recoge en el Real Decreto 238/2026, que regula el sistema de facturación electrónica obligatoria en las operaciones comprendidas en su ámbito.
La Orden HAC/1028/2026 desarrolla aspectos técnicos de la solución pública de facturación electrónica.
El calendario de aplicación efectiva distingue entre empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones supera los ocho millones de euros y el resto, con plazos de doce y veinticuatro meses, respectivamente, contados desde la entrada en vigor de la orden ministerial prevista en el real decreto.
La adaptación de los sistemas informáticos de facturación y la obligación de intercambiar facturas electrónicas son cuestiones normativas distintas, con calendarios propios.
Por ello, conviene comprobar los requisitos de ambas obligaciones y ley antifraude 2021 antes de contratar o actualizar un programa.
De la facturación a un ERP: diferencias y usos
Un programa de facturación se centra en la emisión y gestión de facturas, mientras que un ERP permite integrar diferentes procesos empresariales mediante módulos de gestión.
Según su configuración, un ERP puede incluir funciones de contabilidad, compras, inventario, pedidos o gestión de personal.
En una empresa con almacén, la integración de pedidos, existencias y facturación puede facilitar la consulta conjunta de esos datos.
En una asesoría, la gestión de información de distintos clientes requiere prestar atención a la separación de registros y a los permisos de acceso.
La integración entre nóminas y contabilidad también puede facilitar el tratamiento conjunto de la información económica, siempre que las aplicaciones permitan ese intercambio y se configuren adecuadamente.
No existe una única solución válida para todos los negocios: las funcionalidades necesarias dependen de sus procesos y necesidades.
Cómo elegir el software adecuado y evitar errores
Antes de contratar un programa, conviene comprobar su adaptación a los requisitos legales aplicables y solicitar la documentación correspondiente al productor.
La Agencia Tributaria detalla los requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
También resulta útil revisar las opciones de exportación de datos, las integraciones disponibles y las condiciones de conservación de la información.
La elección entre un programa sencillo y un ERP debe responder a las características de la actividad, el número de procesos que se necesita gestionar y las funcionalidades requeridas.
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria recoge las conductas sancionables y las multas previstas, cuya aplicación depende del supuesto concreto.
La adaptación tecnológica exige, por tanto, prestar atención tanto al cumplimiento normativo como a las necesidades operativas del negocio.
Un sistema adecuado debe responder a los requisitos aplicables sin añadir complejidad innecesaria a los procesos administrativos.